Állásfoglalások, tájékoztatók

Tájékoztatás a 2018. évi országgyűlési választások kapcsán keletkezett választási iratok megsemmisítéséről

A választási eljárásról szóló 2013. évi XXXVI. törvény 205. §. (2) bekezdése, valamint 1/2018. (I.3.) IM rendelet 11. §. f) pont értelmében a szavazást követő kilencvenedik nap utáni munkanapon a választási iratokat – a választási eredményeket összegző jegyzőkönyvek kivételével –, illetve a 3/2018. (I.11.) IM rendelet 44. §. (2) bekezdése alapján meg kell semmisíteni. Azonban a választási eljárásról szóló 2013. évi XXXVI. törvény 205. § (2) bekezdésben kivételként jelzett jegyzőkönyv a 203. § (1) bekezdésében említett, a választási eredményeket összegző jegyzőkönyvre utal. A választási iratok megsemmisítéséről felvett megsemmisítési jegyzőkönyvet irattárba kell helyezni.
 

Tájékoztató az iratkezelés ellenőrzéséről

A közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 11. §-ában foglaltak alapján az illetékes levéltárak a nem selejtezhető köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében a  közfeladatot ellátó szervek iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét, az iratkezelés folyamatát meghatározott időközönként vizsgálni kötelesek. A Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltára az illetékességébe tartozó szervek ellenőrzésére a mellékelt ellenőrzési jegyzőkönyvet alkalmazza, melyet előzetesen, a kapcsolatfelvételt követően, kitölthető formában megküld az érdekelt szerv részére. (ellenőrzési_jegyzőkönyv)

A tanácsi-önkormányzati iratok tételeinek egységesítése:

 

Selejtezési jegyzőkönyv-minta

Az 1995. évi LXVI. törvény 3. §. i. pontja alapján a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául az iratkezelési szabályzat kötelező mellékletét képező irattári terv szolgál. A selejtezési eljárás tartalmi elemeit a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 64. §-a határozza meg. A szerv hivatalos nyilvántartásában és egyben az iratokon is tételbe sorolt (megfelelő tételszámmal ellátott, írással az iratra rögzített) ügyiratok selejtezését lehet elvégezni az őrzési idő lejártát követően. (Az őrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.) Selejtezés jegyzőkönyvvel és számmal ellátott mellékletként csatolt iratjegyzékkel lehetséges. Ha levéltárnak a selejtezési jegyzőkönyv alapján kétsége merül fel a selejtezés szabályszerűségét illetően, vagy ha nem kiküszöbölhető hiányosságokat tapasztal, a helyszínen végzett vizsgálat alapján győződik meg arról, hogy a selejtezésre javasolt iratok között valóban nincs maradandó értékű irat.

Az MNL által kialakított és mellékelt mintajegyzőkönyv és mintajegyzék a selejtezés lefolytatására felhasználható, a megfelelő változtatások végrehajtásával. Egyedi ügyekben (pl. irattípusoknál vagy iratkezelő szoftverekből nyert ügyszámlisták esetén) forduljanak az Iratkezelés-felügyeleti Osztályhoz (ifo@mnl.gov.hu telefon: +36 1 225 2897).