Selejtezés

A szerveknél keletkező különböző irattípusok más-más őrzési idő letelte után selejtezhetőek. Az iratselejtezés célja, hogy azok az iratok, amelyekre ügyintézési, történeti okokból nincs szükség, ne foglalják a helyet az irattárakban. 

Az iratselejtezéseket mindig az irat keletkezésekor érvényes – jogszabályban meghatározott – irattári terv alapján kell elvégezni! Fontos tudni, hogy egyes iratfajták selejtezését, az irattári terv szerinti selejtezhetőségük ellenére nem engedélyezzük! 

A jogszabályok az iratselejtezések gyakoriságáról közvetlenül nem rendelkeznek, azonban az iratkezelési szabályzatok tartalmazhatnak a selejtezések gyakoriságával kapcsolatosan konkrét előírásokat. Ebben az esetben az ott meghatározott időközönként kell a szervnél iratokat selejtezni.

A selejtezési eljárás lépései:

1.) írásban ki kell jelölni a háromtagú selejtezési bizottságot,

2.) legalább 30 nappal a selejtezés megkezdése előtt, szintén írásban be kell jelenteni a selejtezés tényét a levéltárnak (Magyar Nemzeti Levéltár Győr-Moson-Sopron Megye Győri Levéltára 9022 Győr, Liszt Ferenc u. 13.),

3.) javasoljuk, hogy a tervezett selejtezés megkezdése előtt, a selejtezési bizottság vezetője a levéltár illetékes referensével konzultáljon (darnai.zsolt@mnl.gov.hu, tel.: +36 96 312 424).

A selejtezés során meg kell állapítani, hogy mely irattári tételeknek járt le az őrzési ideje. A selejtezési eljárásról iratselejtezési jegyzőkönyvet, illetve annak mellékleteként tételszintű iratjegyzéket kell készíteni. Természetesen selejtezés alá kell vonni – az iktatott iratokon kívül – az iktatatlan (például pénzügyi) iratfajtákat is.

Az iratselejtezési jegyzőkönyvnek tartalmazni kell a selejtezés helyét, idejét, a selejtezési bizottság tagjainak nevét, aláírásait, a selejtezés alá vont iratok típusát (a keletkeztető szerv közigazgatási és/vagy nem iktatott pénzügyi iratai), évkörét, terjedelmét (iratfolyóméterben). A jegyzőkönyvhöz tartozó jegyzéknek tétel és keletkezési év szintjén kell tartalmaznia a kiselejtezett iratokat.

A jegyzék összeállításánál három szempontot kell figyelembe venni:

a.) az 1974 és az 1999 között keletkezett iratok esetében évkör/őrzési idő/ágazati betűjel/ügykör/iktatószám

b.) a 2000 és a 2009 között keletkezett iratok esetében évkör/ügykör/iktatószám

c.) a 2010-től keletkezett iratok esetében évkör/ágazat-ügykör/iktatószám szerepeljen.

Ha az elektronikus iktatóprogram képes selejtezési jegyzéket készíteni, úgy a mintától eltérő jegyzékben foglalt iratok selejtezését is véleményezzük, de csak abban az esetben, ha a jegyzék átlátható és megfelel a feljebb ismertetett kritériumoknak.

Az iktatott jegyzőkönyvet és mellékletét három példányban meg kell küldeni levéltárunknak. Csak a formai és tartalmi követelményeknek megfelelő jegyzőkönyv kerül jóváhagyásra.

Az iratselejtezés során beazonosított változó őrzési idejű iratokat levéltárunknak kell átadni. Az ún. „kivételek” jegyzékét csatoltuk.

Kérjük, hogy az elkészült selejtezési jegyzőkönyveiket előzetes normakontrollként elektronikus úton referensük e-mail címére szíveskedjenek elküldeni (darnai.zsolt@mnl.gov.hu).